Auslagern löst kein Organisationsproblem

Der Gedanke ist verständlich: Die IT frisst Zeit, im Haus fehlt das Wissen, also gibt man es weg. In vielen Fällen ist das richtig. Es funktioniert nur dann, wenn vorher geklärt ist, was genau weggegeben wird.

Was sich gut auslagern lässt

Betrieb und Überwachung. Updates. Sicherungen und deren Prüfung. Die Rufbereitschaft. Alles, was Routine ist, Werkzeuge braucht und selten Entscheidungen verlangt — dort ist ein externer Dienstleister fast immer günstiger und zuverlässiger als eine nebenbei zuständige Person.

Was im Haus bleiben muss

• Die Entscheidung, was wie lange stillstehen darf. Das ist eine Geschäftsfrage, keine technische.
• Die Zugangsdaten. Domain, Hosting, Konten bei Anbietern. Betreut werden dürfen sie extern, eingetragen sein müssen sie auf das Unternehmen.
• Wer darf was. Rechtevergabe folgt der Organisation, und die kennt nur das Unternehmen selbst.
• Eine Person, die den Überblick behält. Nicht technisch — aber jemand, der weiss, was vereinbart ist, und der nachfragt, wenn eine Rechnung nicht zum Vereinbarten passt.

Der Punkt, an dem es kippt

Wenn niemand im Haus mehr sagen kann, wie etwas läuft. Dann ist der Dienstleister nicht mehr austauschbar, und jede Änderung wird zur Verhandlung. Das ist kein böser Wille auf der Gegenseite — es ist die Folge davon, dass Wissen nur an einem Ort liegt.

Die brauchbare Form

Aufgaben aus dem Haus, Wissen im Haus. Konkret heisst das: eine aktuelle Dokumentation, die dem Unternehmen gehört, ein Verzeichnis der Zugänge, und zweimal im Jahr ein Gespräch, in dem beide Seiten dieselbe Liste vor sich haben.

Ausgelagert wird die Arbeit, nicht die Verantwortung.